בניהול פרויקטים, ועדת היגוי היא גוף מנהל שאחראי על ההיבטים העסקיים של הפרויקט, תוך שהיא מספקת גם הנחיה בנושאים הקשורים למדיניות, מטרות, הקצאת משאבים והוצאות. היא כוללת מנהלים בכירים ובעלי עניין עם עניין מהותי בתוצאת הפרויקט. כדי ללמוד עוד על ועדות היגוי ומה תפקידן, המשך לקרוא.
ועדת היגוי: הבסיס
ישנם שני עקרונות בסיסיים עליהם פועלת ועדת היגוי: לספק כיוון אסטרטגי, ולתמוך במנהל הפרויקט. בעצם, הוועדה קובעת את הכיוון של הפרויקט ואחראית לקבלת החלטות קריטיות. כך, היא מקלה על עבודת צוות ניהול הפרויקט בביצוע הפעולות היומיומיות של הפרויקט על מנת להשיג את מטרותיו ויעדיו.
מנהלי פרויקטים לעיתים קרובות נושאים בעומס עבודה רב. בין היתר, עליהם לתכנן, להוציא לפועל ולסגור את הפרויקט, וכל זאת תוך הקפדה על עמידה ביעדים ובמטרות שנקבעו בהגדרת הפרויקט המקורית. למרבה המזל, מנהלי הפרויקטים יכולים לקבל סיוע מוועדת ההיגוי. הוועדה תעבוד בצמוד עם מנהל הפרויקט, תסייע לו בהתמודדות עם חששות, אישור שינויים ועוד.
משימות ועדת ההיגוי
אז מה בדיוק עושה ועדת היגוי? בעוד שהמשימות משתנות בהתאם למאפייני הפרויקט, ועדת היגוי טיפוסית עשויה לבצע את המשימות הבאות:
- להעניק הנחיה למנהל הפרויקט ולחברי הצוות
- להקצות תקציבים למשימות מסוימות הקשורות לפרויקט
- לשאת באחריות על תוצאת הפרויקט
- לחדד את היקף הפרויקט כך שיתאים למטרות בעלי העניין
- לשקול סיכונים חיוביים ושליליים, כולל כיצד הם ישפיעו על הפרויקט
- לפתור קונפליקטים בין חברי הצוות
- לקיים פגישות בנוגע להתקדמות הפרויקט
אולי האתגר הגדול ביותר העומד בפני ועדות היגוי הוא הקצאת משאבים ונכסים. יותר מדי פרויקטים חורגים מהתקציב, דבר שיכול לגרום לכאבי ראש רציניים בקרב בעלי העניין. במאמץ לשמור על התקציב של הפרויקט, ועדת ההיגוי תעזור בהקצאת משאבים למשימות שונות. ייתכן שגם למנהל הפרויקט תהיה סמכות בנושא הקצאת המשאבים, אך לרוב לוועדת ההיגוי יש את המילה האחרונה.
בנוסף, ועדת ההיגוי תקיים פגישות סדירות לאורך מחזור הפיתוח של הפרויקט. תדירות ואופי הפגישות ישתנו מפרויקט לפרויקט, אך לרוב הן יתקיימו בתדירות מספקת כך שניתן יהיה לדווח על ההתקדמות לבעלי העניין.
לסיכום, ועדת היגוי היא קבוצה של מנהלים בכירים ובעלי עניין שמספקת הנחיה למנהל הפרויקט ולחברי הצוות.
